Ako správne napísať email profesorovi

Štúdium na vysokej škole sa nezaobíde bez emailovej konverzácie s profesormi, kedy sa s prechodom zo strednej na vysokú školu zmení aj oslovovanie pedagógov. V článku „SŠ vs. VŠ: Aké zmeny vás čakajú?“  nájdete aj ďalšie veci, ktoré nováčika na vysokej škole postretnú.

Písanie emailu na akademickej pôde dokáže priniesť dávku neistoty. Obavy, aby ste profesora neurazili či aby správne pochopil, čo mu chcete mailom zdeliť.  Naša ľubozvučná slovenčina s jej gramatickými nuansami to taktiež vôbec neuľahčuje. Písanie akademickým mailov má však svoju určitú štruktúru a zvyklosti, ktoré si študent pomerne rýchlo dokáže osvojiť.

Základ je oslovenie!

Začneme s najdôležitejšou a pravdepodobne s najmätúcejšou častou vôbec. Prídete na vysokú školu a pri čítaní mien vašich vyučujúcich sa častokrát nestačíte diviť, čo sú to za tituly pred či za ich menami. V článku „Akademické tituly a ich používanie“ nájdete snáď všetky tituly, ktoré sa dajú na Slovensku získať. Taktiež zistíte, kedy v mailovej konverzácii oslovujete vyučujúcich pán doktor, pán profesor či pán docent, a samozrejme je to taktiež užitočné v osobnej konverzácii, kedy sa osloveniu nevyhnete. Za pozdravom a rovnako tak oslovením nasleduje čiarka a za oboma nasleduje vynechaný/voľný riadok a môžete pokračovať jadrom mailu, ktoré už ale zažínate malým začiatočným písmenom, nakoľko tvorí s oslovením a pozdravom jednu vetu.

Jadro mailu

Táto najobsažnejšia časť by mala jasne predať adresátovi dôvod, prečo píšete daný mail. I keď sa v tejto časti nekladú medze pri obsahu, jadro by malo stále ostať vecné, dostatočne vysvetliť problém, s ktorým sa na adresáta obraciate, dostatočne mu ho vysvetliť, no taktiež sa netreba bezmyšlienkovito rozpisovať. Netreba byť ani príliš stručný a je dobré si uvedomiť, že vám je síce požiadavka, ktorú adresátovi smerujete dostatočne jasná, jemu však nevyhnutne nemusí byť a treba ho do nej zasvätiť. Pre ľahšie porozumenie obsažného mailu je vhodné text podľa kontextu deliť do medzier, či ak je to adekvátne, písať ho bodovou formou.

Nezabúdajte, že vo všetkých častiach je nesmierne dôležité dodržanie správnej gramatiky, pravidiel písania čiarok a samozrejme dodržiavanie správnej syntaxe. Nesmierne dôležité je aj správne tykanie a vykanie, ktoré mnohým stále robí problém. Treba myslieť aj na opatrné používanie výkričníkov, ktorých prílišné používanie môže mylne symbolizovať agresivitu. Treba spomenúť aj zaužívané písanie zámen váš, vám s veľkým písmenom, ktoré však nie je dôležité, a toto písanie nie je formálne nevyhnutné. No dodáva tón úcty a preto môže byť v niektorých prípadoch adekvátne.

Predmet

Stručnou, no dôležitou časťou je predmet správy. Mal by byť krátky a preto výstižný. A aj keď je v štruktúre na začiatku mailu, my odporúčame predmet správy doplniť až po napísaní podstaty mailu, a tak v predmete len vypichnúť hlavnú myšlienku, aby bolo adresátovi jasné, čoho sa bude mail týkať a vedel ho rýchlo zaradiť.

Záver

Aj keď sa záver mailu môže zdať ako nepodstatný, netreba ho vynechať. Slušnosť káže sa na konci mailu poďakovať a po vynechaní riadku použiť niektorú zo zdvorilostných formuliek, ktorá je hneď pod tým nasledovaná vaším meno.

Posledné odporúčanie je neposielať mail okamžite po jeho napísaní. Nie je na škodu chvíľu počkať, nechať si ho uležať a pred odoslaním, najmä dôležitého emailu, si ho naposledy skontrolovať. Možno nájdete chybičky, ktoré vám pred tým unikali. Rozhodne odporúčame mail neposielať bezprostredne po negatívnom zážitku či dokonca stále v hneve s pocitom krivdy. Aj tu platí, že problémy treba riešiť s chladnou hlavou, predsa len sa email nedá len tak ľahko vziať späť.

Tak čo poviete, nič zložité, však?